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Le groupe Accor choisit Microsoft Office 365

Développer la collaboration à l’international

C’est au retour de dix années passées aux Etats-Unis que M. Idrac a compris la nécessité de moderniser l’informatique Accor : « j’ai souhaité une transformation de la production informatique, passant du modèle du « je fais » à celui du « j’orchestre » ». Première manifestation de cette décision pour le groupe : le choix de passer sur Microsoft Office 365 pour son portail communautaire et ses outils collaboratifs.

Pour un groupe hôtelier international, l’harmonisation des connaissances, des pratiques des collaborateurs et des services aux clients finaux est évidemment un enjeu majeur que le groupe Accor adressait jusqu’ici avec son intranet. « Un outil reposant sur des technologies dépassées et qui ne disposait pas de module social », note le DSI. Pour ces raisons, M. Idrac s’intéresse d’abord à Microsoft Office 2010 et aux fonctionnalité de Microsoft SharePoint. Seule contrainte : l’adjonction de briques externes pour satisfaire la demande.

Office 365, du bêta-test à l’adoption

« C’est à ce moment que Microsoft est venu proposer qu’Accor devienne bêta-testeur du nouveau SharePoint Online, ce que nous avons immédiatement accepté ». Très rapidement, la nouvelle version de la solution collaborative Microsoft s’est révélée particulièrement pertinente pour permettre à la DSI d’Accor d’atteindre ses objectifs. D’abord, bien sûr, en termes de capacités techniques : avec 2 millions de connexions par mois, il fallait une solution robuste. Ensuite, les objectifs de productivité et d’efficacitédes collaborateurs. « Il fallait un outil qui nous permette de proposer des services en phase avec les usages, partout dans le monde », relève M. Idrac. Cela implique de proposer des services adaptés tant aux collaborateurs les plus chevronnés (éviter par exemple l’usage des services non sécurisés de partage de fichiers), qu’à ceux qui ont une pratique occasionnelle de l’informatique.

Il faut comprendre également qu’une conduite du changement trop complexe n’était pas envisageable. Selon Laurent Idrac, « c’est un argument majeur qui nous a détourné d’une offre concurrente pour préférer Microsoft : chez Accor, mais aussi dans l’esprit d’une grande majorité de collaborateurs, l’environnement Windows est connu et rassurant ». Par son potentiel et par son ergonomie, la plateforme Microsoft SharePoint a su séduire les utilisateurs.

Coté DSI, ce sont d’autres fonctionnalités qui ont convaincu. A l’image de la facilité de déploiement que permet un outil hébergé. « C’est un argument qui séduit quand on ouvre parfois plus de 250 hôtels dans l’année, confie M. Idrac. C’est aussi un argument important auprès des établissements que nous souhaitons franchiser, une solution hébergée signant la fin des déploiements complexes et des coûts cachés pour l’établissement concerné ». Microsoft Office 365 est une solution par ticulièrement adaptée au dimensionnement à la carte de l’IT.

Carton plein sur les avantages !

A l’usage, la centralisation des données se révèle particulièrement pratique pour tous les collaborateurs du groupe. Ainsi, lors de ses déplacements internationaux, M. Idrac lui-même profite de l’accè distant àtous ses dossiers sur son smartphone et sa tablette Windows 8. « C’est une pratique qui convient évidemment aux populations administratives, commerciales et à la direction ; soit plus de 7000 personnes ».

Dans les bureaux, côté communication, l’usage de Lync pour ces utilisateurs représentera aussi un confort et une économie certaine. Connaissance de la disponibilité des collaborateurs, messagerie instantanée, visio-conférence sont autant de nouvelles pratiques qui améliorent effectivement la productivité de tous. « Savoir si un collègue est disponible, ne pas laisser des messages sur des répondeurs, c’est un confort certain ! », relève Laurent Idrac.

Pour tous les utilisateurs, les bénéfices d’un intranet communautaire digne de ce nom se feront rapidement sentir : créations de communautés dédiées, contribution de tous, ou encore blended learning, pour placer l’apprenant au coeur du dispositif de formation en alternant apprentissage en présentiel et en ligne. Des services qui seront alors en phase avec les attentes et les habitudes des collaborateurs.

Au terme du projet, ce seront 160 000 collaborateurs qui seront connectés à Microsoft Office 365 et Microsoft Sharepoint Online. « Les niveaux de services ne seront pas les mêmes pour tous, certains disposeront de leur poste dédié, d’autres auront leur accès sur des kiosques ou sur leur machine personnelle, mais tous les collaborateurs profiteront de la solution », rassure le Directeur des Systèmes d’Information du groupe Accor. Et de conclure : « Microsoft Office 365 est révolutionnaire en termes de services proposés, tout en gardant une logique connue des utilisateurs ».

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